當我做一些涉及多個步驟的事情時，你可以肯定我想記住它。 有時我的大腦不能相信這一點，所以流程文件就是答案。 無論您是要完成重複性任務還是建立新計劃，流程文件都可以幫助您規範您的業務活動。 事實上，建立文件有助於改善組織的協調性、結構和一致性。
這篇文章收集了流程文件的最佳實務。 在這裡，您將學到：
什麼是流程文件？
流程文件涉及建立內部指南，概述從開始到結束完成任務所需的步驟。 這些資料可在新員工入職或員工離職時轉移任務時使用。 流程文件也可以展示某個角色的複雜性。
流程文件可以是新軟體工具的逐步教學或新員工的入職文件。 這種做法使您能夠主動設計內部系統和流程，從而節省時間、金錢和寶貴的精力。
為什麼流程文件很重要
如果您缺乏核心組織流程的結構和詳細信息，您的企業將面臨更大的效率低下的風險。 流程文件為您的組織提供了額外的保護層。
缺乏文件可能會導致以下組織挑戰。
缺乏資訊保留
如果只有一個人對某個流程有豐富的知識，那麼如果他們離開，組織就有失去這些知識的風險。 流程文件有助於概述此人持有的信息，並允許您以其他人可以存取的方式儲存它。
裁員
如果沒有路線圖，時間就更有可能浪費在不必要或重複的任務上。 流程文件可以幫助您概述和視覺化這些冗餘，以便您可以創建更好的解決方案。
瓶頸
瓶頸可能發生在流程的任何階段。 找出瓶頸的來源和原因非常重要。 識別這些延遲和障礙將有助於提高效率。
收入損失
生產力下降意味著組織中的流程執行會消耗更多的時間和精力。 這樣一來，團隊成員承擔新專案的時間就會減少。 這種混亂可能會導致您的企業收入損失，甚至營業額。
流程記錄的好處
流程文件對於組織內系統的整體功能和流程至關重要。 流程文件的其他常見好處如下。
它提供透明度。
缺乏協調很快就會變成一場惡夢。 HubSpot 的EN 部落格策略經理Amanda Sellers 表示：「即使在規模較小的組織中，孤立和缺乏一致性的威脅也是非常現實的。流程文件為協作團隊成員、管理層和利益相關者提供了透明度，作為單一事實來源。” 。
它確保業務連續性。
如果你的同事突然離開公司，他們最好不要帶著工作方式的所有秘密離開。 “你有沒有聽過你的同事說‘如果沒有我這個地方會怎樣？’” 我已經這麼做了，雖然這可能是一種榮譽徽章和虛假的工作保障，但這對企業來說實際上是可怕的。」HubSpot 媒體放大首席行銷和專案經理巴莎·科爾曼(Basha Coleman ) 說道。
「如果您的流程中存在單點故障，您可以透過寫下每個步驟而受益匪淺。您可能會發現冗餘甚至孤島，如果流程中斷或出現問題，會對業務繼續運作的能力產生負面影響。即使是一周的假期，這個人也要離開公司。”
它創造了抵禦變化的能力。
流程文件使您的組織能夠保持穩定的步伐和動力，儘管有一些變化。 透過分解一切（盡可能精細），流程的各個組件可以相當輕鬆地轉移或替換。
當您的組織進行重組或人員變動時，這尤其有用。 當一個人離開你的團隊時，他們的知識可以繼續存在。 如果有新隊友加入，文件將幫助他們快速提升。
您將確定可有可無的流程和步驟。
當深入研究您的組織流程時，您將確定流程是否為您的組織帶來了合理的價值。 您將能夠確定流程中的哪些步驟是必要且有效的。
是否有任何步驟可以在不犧牲功效的情況下改變或消除？ 這種做法將為您的團隊帶來清晰的思路。
它收集和組織知識。
過程文檔包含有關某個主題的給定方法的集體知識。 透過使團隊成員能夠輕鬆存取這些文檔，您可以促進整個組織中資訊的成長和流動。
它允許自我評估並考慮變數。
流程文件允許團隊成員反思他們的個人貢獻。 他們可以準確地看到它們對給定過程結果的影響。
建立文件還有助於確定在何處進行調整以完善流程以獲得更好的結果。
它確保合規性。
您的團隊應在入職和培訓過程中包含相關的流程文件。 然後，您可以確保團隊成員（無論新舊成員）都擁有完成任務所需的所有資訊。
透過指定參數，您可以確保實現安全、法律或其他合規性。
它可以最大限度地減少錯誤。
錯誤是生活中很自然的一部分。 但是，您會希望盡可能避免在業務中出現失誤。 完成任務的逐步說明可以幫助您最大限度地減少這些錯誤。
建立流程文檔
現在您已經了解了流程文件對您的組織有多重要，讓我們探討如何在您自己的企業中實施它。
如何撰寫流程文檔
- 確定你的目的。
- 確定你的受眾。
- 確定格式。
- 定義範圍。
- 確定必要的工具和資源。
- 確定順序。
- 確定責任方。
- 確定界限。
- 解釋意外情況和例外情況。
- 審查和測試。
1. 明確你的目的。
在開始寫作之前，舉行一次腦力激盪會議。 在此期間，您應該確定最終文件應完成的任務。 您正在建立培訓指南嗎？ 您是否正在為高階領導制定流程？
您需要為您正在記錄的流程建立一個清晰的名稱，並為您想要完成的任務建立一個明確的目標。
2. 確定你的受眾。
接下來，確定您的受眾以及為什麼需要向他們解釋此過程。 例如，這是針對銷售團隊還是新進員工？ 觀眾將決定您所包含的訊息。
3. 確定格式。
您需要決定在文件中包含哪些內容對您來說是必要的。 這超出了文本的範圍。 您需要視覺效果嗎？ 也許您的文件會受益於圖表、表格或流程圖。 也許 PDF 或網頁不是最好的格式。 有些流程最好透過影片來解釋。
在這裡，您將確定哪種格式或視覺效果最能傳達必要的訊息。
科爾曼說，她使用她創建的標準操作程序模板。 「我發現自己在 Excel 中建立了一個內容 SEO 工具，以識別 HubSpot 部落格的成長機會。我正在運行複雜的公式，如果我把它們寫下來，這些公式就可以重複。”
她的模板包括螢幕截圖和顏色編碼的公式。
4. 定義範圍。
您的範圍將確定文件中包含和不包含的內容。 這可以幫助您將注意力集中在正在記錄的特定任務上。 在規定的範圍內工作將有助於您的團隊避免資訊過載。
5. 確定必要的工具和資源。
接下來，確定完成任務需要什麼。 這包括流程每個步驟所需的相關軟體、工具和資金。 這些資源有時被稱為投入。
專家提示： 您可以使用 HubSpot 的指南建立器將您的逐步流程轉換為可共享的指南。
6. 確定順序。
如果可能的話，概述重複一個過程所需的順序步驟。 這對於提高效率和決定任何任務的整體成功起著巨大的作用。
然而，並非每個任務都有明確的順序。 有時，您需要評估各種場景和潛在結果，以確定流程的操作順序。 在這種情況下，為每個場景建立不同的序列。
HubSpot 的指南建立器可以幫助您建立逐步指南。
7.確定責任方。
下一步是考慮每個利害關係人的角色。 文件的這一部分應盡可能詳細。 包括對每個人的時間表期望以及這些截止日期如何支持您的整體時間表目標。
8. 確定界限。
您的文件應該列出影響您的流程的任何界限。 其中包括流程時間表、截止日期、預算限制、關鍵績效指標等。
如果您正在考慮改變流程，建立嚴格的界限將幫助您了解任何限制。 您將能夠確定哪些內容可以改變，哪些內容必須保持不變。
在下面的人員配置流程文件中，明確定義了與人力資源相關的邊界。 該文件還列出了人力資源部門的參與停止的地方。
圖片來源
9. 解釋例外情況和意外情況。
請注意可能出現的異常情況，並在流程文件中說明它們。 意外情況也是如此。 您應該概述團隊成員何時必須偏離指定的步驟順序。
10. 審查和測試。
一旦您考慮了所有這些因素並記錄了您的流程，您就可以回顧您的工作。 編輯您的文件。 然後，透過完成概述的任務來測試您的指示。 如果一切順利，您應該實現任務的預期結果。
記住： 如果您的流程涉及多個利害關係人，這可能最終成為一個涉及多層回饋的專案。 每個視角都為您提供了更好的機會來優化流程改善。
流程記錄的技巧
在您的團隊開始寫作之前，這裡有一些提示可以幫助您充分利用您的努力。
1. 保持簡短。
您可以根據需要選擇多言還是人手不足。 我們建議盡可能簡潔。 說足夠多的內容來表達想法，不要重複或使用填充詞。
2. 包括視覺效果（如果適用）。
視覺效果可以使您的文件更具吸引力。 例如，圖像或資訊圖表可以分解大塊文字。 這可以使您的文件更易於閱讀。
在其他情況下，圖表或表格可能是顯示資訊的最有用的方式。 對於複雜的主題或視覺過程，影片可能效果最佳。
專家提示： 如果您要展示一個步驟如何導致下一步，請考慮使用流程圖。
圖片來源
3. 賦予您的團隊編輯權力。
讓您的利害關係人能夠編輯流程文件。 對文件權限設定的這種簡單調整可以節省大量時間以及團隊之間的來回溝通。 隨著流程隨著時間的推移而變化，您的組織中將有多個成員可以保持您的內容最新。
4. 保持靈活性。
請記住：沒有 一 記錄流程的正確方法。 錯誤處理流程文件的唯一方法就是完全跳過它。
建立文件的方式可能會隨著時間而改變。 事實上，您的文件本身可能會經歷多次迭代。 保持靈活的心態以獲得最佳結果。
文件入門
現在，您已經探索了流程文件的最佳實踐，可以開始編寫了。
記住： 記錄最常遵循的流程的步驟可以使您的團隊不必不斷地重新發明輪子。 相反，您的團隊將有一個堅定的基線。 相反，他們可以 創新 如果需要的話，可以使用輪子。
