企業家貢獻者表達的意見是他們自己的。
作為企業家，我們知道有效的溝通對於管理團隊、管理客戶和發展業務至關重要。 但是，當我們用於溝通的核心工具開始降低我們工作的效率和樂趣時，會發生什麼？
根據《哈佛商業評論》報道，現代主管每週花在會議上的時間超過 20 小時，65% 的人表示，會議讓他們無法完成工作。
對企業家來說，低效率和低效率的會議往好了說是會分散注意力，往壞了說是不利於業務成長。 事實上，根據北卡羅來納大學夏洛特分校的一項研究，您對企業的滿意度也會受到負面影響，因為會議的有效性與工作滿意度直接相關。 幸運的是，有一些解決方案可以讓您重新獲得時間（和滿意度）。 以下是我為減少每週花在會議上的時間而採取的五種策略。
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1. 實施日曆規則
日曆規則是一組用來管理日曆的標準。 它們可以幫助您、您的團隊和您的客戶了解您何時可以參加會議。 此外，它們是幫助您避免「始終在線」等待其他人的日程安排的工具。 最簡單的日曆規則指示您的工作時間、何時可以參加會議以及何時可以處理其他事情。
幾年前，當我在工作與生活的平衡上苦苦掙扎時，我和我的營運經理為我作為公司執行長制定了日曆規則。 我們制定了單獨的規則，添加了“每天不超過三次會議”和“僅在周二和周四舉行面向外部的會議”等內容。 然後，我們創建了我的典型每週日曆的模型，我們可以在使用我們首選的日曆軟體自動對其進行編程時共享該模型。
例如，我的日曆規則之一是下午 4:30 後沒有會議，因此我更新了日曆軟體以自動拒絕在下班時間發送給我的會議。
2. 採用漸進的標準來評估您的通訊車輛
並非所有的溝通更新都需要透過會議進行。 我們可以選擇與我們的團隊和客戶建立聯繫。 透過實施漸進式來確定傳達某些訊息的最佳方式來限制您在會議上花費的時間。 從沒有任何東西作為基線開始，然後從那裡提升承諾水平。
例如，如果需要某種形式的通信，請考慮非同步通訊（直接訊息或電子郵件），然後考慮電話。 從那裡，您可以進行視訊通話或面對面會議。 根據您共享的內容調整您的通訊工具需求，以優化您的時間和團隊的生產力。
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3. 縮短預設會議時間
並非每次會議都應該持續一個小時。 事實上，根據帕金森定律，如果你預設用一個小時（即平均工作日的 12.5%）來討論項目，那麼工作就會根據分配的時間而擴展。 自動縮短所有會議時間。 如果您的預設值為 1 小時，請將預設值設為 30 到 45 分鐘。 但是，如果您的預設時間為 30 分鐘，請考慮將定期會議縮短至 15-20 分鐘。
如果您在實施此規則時需要額外協助，我可以使用我們公司的 Google 日曆在我的日曆上自動執行此流程。 您可以開啟一個名為「快速會議」的設定來縮短會議時間的預設長度。
4.採用更有效率的會議模板
創業家對會議的一大不滿是會議效率低。 造成這種低效率的部分原因是會議沒有得到適當的計劃或領導。 為了解決這個問題，我總是指定一名會議主持人，根據議程安排每次會議，並制定明確的會議成果和後續步驟。
我們為此所使用的策略框架流程稱為 IPO 會議結構； 這包括輸入、過程和輸出。 輸入部分允許我們的團隊提前預先規劃和編譯會議所需的文件。 有了這個策略，我們就不會在實際會議期間浪費時間尋找重要項目。 流程部分是討論的議程或主題。 我們通常會概述此部分，並在共用文件中記錄「流程」議程的每個部分。 輸出部分是在每次會議期間制定的，包括各方的後續步驟和任務。
5.利用科技簡化溝通
計劃和意向性是限制我們每週花在會議上的時間的最佳工具。 值得慶幸的是，借助技術，即使我們沒有積極考慮維持理想的工作時間表，我們也可以擴展計劃和意圖來為我們工作。 我在業務中使用的一些工具是：
鬆弛 （或其他辦公室內通訊系統）： 我喜歡 Slack 的一點是，我可以快速檢查並回覆團隊的詢問，而無需召開會議。 此外，Slack 還提供全公司範圍內可搜尋的項目歷史記錄。 對於 Slack，與任何通訊系統一樣，要記住的一件事是，如果你放任不管，它可能會分散你的注意力。 我鼓勵您為如何使用該系統建立一些標準操作程序。
不要整天都在使用 Slack，讓自己被打擾和分心，而是製定一條規則，每天只檢查 Slack 三到五次。 如果發生緊急情況或時間敏感的事項，請告訴您的團隊打電話給您。
語音或視訊筆記： 當您透過文字發送訊息時，有時會丟失一些微妙之處。 為了避免這種情況，我建議您的團隊使用語音或視訊筆記； 特別是當您發送具體說明或回饋時。 視訊或電話呼叫的好處是您可以透過語音和/或共享螢幕輕鬆地傳遞訊息，但這不僅限於約會。 透過發送非同步語音或視訊訊息，您仍然可以發出具體指示，而無需安排會議。 Slack、Loom 甚至簡訊等軟體都可以讓您做到這一點。
分享專案筆記： 幾年前，當我開始建立代理商的虛擬團隊時，我們實施了一種做法，即使用每個客戶共享的會議記錄文件來捕獲和追蹤我們的專案歷史記錄。
這些共享的會議記錄已經發展成為無法參加會議的團隊成員了解所發生情況的有效方式。 這也適用於為客戶產生自動會議回顧。 這些回顧使客戶能夠輕鬆追蹤專案更新，並清楚地記錄專案的後續步驟和輸出，這不可避免地使我們與他們的下一次會議更加富有成效。
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作為一名企業家，您有責任採用現代工具來防止無效的會議破壞您的進步。 無論是採用日曆規則來通知您的工作時間和工作內容、使用漸進式規模來評估通信工具、縮短默認會議時間、使用更有效率的會議範本還是使用技術來改善通信，這些都是一種工具您可以花更少的時間在會議上，花更多的時間建立您的帝國。
